17.05.2018 11:06
Консультации.
Просмотров всего: 10463; сегодня: 1.

АКИПКРО использует СЭД ДЕЛО

АКИПКРО использует СЭД ДЕЛО

В краевом государственном образовательном учреждении дополнительного профессионального образования «Алтайский краевой институт повышения квалификации работников образования» в марте текущего года завершен очередной этап развертывания системы электронного документооборота. Процессы управления документами реализованы в СЭД «Дело». Внедрение системы и обучение пользователей провела компания «КС-Консалтинг».
КГБУ ДПО «Алтайский краевой институт повышения квалификации работников образования» (г. Барнаул) (АКИПКРО) является современным многофункциональным научно-методическим центром краевой системы повышения квалификации работников образования. Организация существует уже почти 80 лет (институт создан в январе 1939 г.), и все эти годы успешно решает задачи повышения уровня профессиональных компетенций педагогов и руководящих работников образовательных организаций, а также специалистов и руководителей органов управления образованием. Сегодня в структуре института 4 факультета, филиал в городе Бийске, а также 2 представительства (в Рубцовске и Славгороде).
Использовать систему электронного документооборота «Дело» в АКИПКРО начали в 2009 году, когда было приобретено 5 лицензий на рабочие места десктопного клиента. В дальнейшем в рамках организации электронного взаимодействия с органами государственной власти в институте было установлено 2 рабочих места СЭД «Дело» с доступом в базу единой СЭД Алтайского края. В конце 2017 года принято решение об увеличении количества рабочих мест, так как посчитали необходимым упростить и сделать более эффективным документооборот между структурными подразделениями, создать электронный архив документов и полностью автоматизировать контроль. Дополнительные АРМ (5 лицензий) закуплены по акции для учебных заведений: если система приобретается для собственных управленческих нужд, на нее действует скидка в 50% от стандартной цены («Академическая лицензия»).
До внедрения системы «Дело» документооборот и контроль в АКИПКРО не были полностью централизованными. Регистрация основных групп документов (входящие письма, обращения граждан, исходящие, устные поручения ректора, подлежащие контролю, ОРД (приказы по основной деятельности, протоколы)) велась делопроизводителем в приемной ректора в таблице excel. Этот же сотрудник отвечал за контроль исполнения документов и поручений. Исполнение протоколов совещаний контролировал другой специалист.
Основные задачи, которые требовалось решить через внедрение СЭД, были следующими:
- создание электронного архива документов с возможностью удобного поиска;
- автоматизация процессов регистрации и контроля исполнения документов:
- реализация процесса электронного согласования проектов документов (в том числе договоров);
- обеспечение автоматического формирования отчетности по исполнительской дисциплине.
Для решения этих задач в полном объеме и был проведена закупа дополнительных лицензий на СЭД «Дело». В марте 2018 года новые АРМ были установлены. Специалисты «КС-Консалтинг» провели настройку системы и организовали обучение пользователей.
В целом поставленные задачи были решены, за исключением электронного согласования договоров. Этот процесс планируется реализовать в перспективе, как только появятся средства на покупку дополнительных лицензий для ключевых специалистов (ответственный за подготовку договоров и юрист).
В настоящее время управленческий документооборот в АКИПКРО полностью автоматизирован. В СЭД «Дело» регистрируются все виды документов, фиксируются и контролируются резолюции ректора. Также ответственными специалистами контролируются внутренние резолюции деканов факультетов. Автоматизирована подготовка различной делопроизводственной отчетности – статистики по документообороту, данных об исполнительской дисциплине и т.д.
Частично переведена в электронный вид подготовка исходящих писем. Ответственные исполнители согласуют их тексты с руководителями подразделений, а затем прикрепляют файлы проектов писем к карточке в СЭД (в отчете об исполнении резолюции или поручения). Делопроизводитель приемной просматривает эти файлы, распечатывает их и передает на подпись руководству.
Работа с электронной почтой также замкнута на контр СЭД «Дело». Напрямую из СЭД ведется отправка исходящих писем, а входящие, поступающие по e-mail, автоматически поступают на регистрацию.
Взаимодействие с Правительством Алтайского края организовано через отдельное рабочее место СЭД «Дело», изолированное от основной базы документооборота института. Здесь регистрируются ответы на входящие документы и поручения вышестоящих органов власти.
В настоящей момент система «Дело» в КГБУ ДПО «Алтайский краевой институт повышения квалификации работников образования» работает в режиме опытной эксплуатации. В дальнейших планах института – закуп дополнительных рабочих мест для перевода согласования всех проектов документов в электронную форму.
С описанием проекта внедрения СЭД «Дело» в КГБУ ДПО «Алтайский краевой институт повышения квалификации работников образования» можно познакомиться здесь (http://www.cs-consult.ru)


Ньюсмейкер: КС-Консалтинг — 53 публикации
Поделиться:

Интересно:

Адольф Иоффе - главный дипломат советской России
18.03.2024 18:00 Персоны
Адольф Иоффе - главный дипломат советской России
«Мы, близкие друзья его, которые бок о бок с ним не только боролись, но и жили в течение десятков лет, мы вынуждены сегодня оторвать от сердца исключительный образ этого человека и друга. Он светил мягким и ровным светом, который...
Значок с изображением крылатого "василиска" обнаружен в Польше
18.03.2024 16:01 Новости
Значок с изображением крылатого "василиска" обнаружен в Польше
В деревне на юго-востоке Польши с помощью металлоискателя был обнаружен «значок паломника» эпохи средневековья с изображением василиска — грозного мифологического существа, похожего на дракона. Об этом сообщает Церковно-научный центр «Православная Энциклопедия» со ссылкой...
В мире стало меньше визовых ограничений
18.03.2024 11:39 Аналитика
В мире стало меньше визовых ограничений
С отменой ковидных ограничений на поездки меньшему количеству туристов теперь требуется получать традиционные визы, следует из последнего отчета UN Tourism. В отраслевой организации назвали макрорегионы мира с более лояльными и наиболее жесткими визовыми требованиями. UN Tourism, ранее известная...
В Москве восстановили 40 объектов, построенных по проектам Шехтеля
18.03.2024 09:46 Новости
В Москве восстановили 40 объектов, построенных по проектам Шехтеля
Специалисты отреставрировали фасад особняка Федора Шехтеля в Ермолаевском переулке. Дом, построенный для архитектора и его семьи в конце XIX века, сейчас является объектом культурного наследия федерального значения. Здание было возведено по проекту самого Федора Шехтеля в стиле, переходящем от...
В Монголии сохраняют память об участниках сражений на Халхин-Голе
15.03.2024 14:16 Интервью, мнения
В Монголии сохраняют память об участниках сражений на Халхин-Голе
О подготовке к 85-й годовщине битвы на Халхин-Голе, бурном росте туристических обменов, положении русского языка и перспективах экономического сотрудничества в интервью корреспонденту ТАСС Туяне Зондуевой рассказал посол России в Монголии Алексей Евсиков. — В Монголии бережно относятся к памяти...